Практическая задача · Продажи и CRM
Как отслеживать неоплаченные счета в CRM
Счёт, отправленный клиенту, ещё требует контроля. Для работы с неоплаченными документами нужно видеть сумму, ожидаемое событие оплаты и сотрудника, который продолжает разговор.
Выберите источник статуса
Определите, откуда приходит подтверждение: платёжная система, учётная система или согласованная ручная отметка. Открытие письма клиентом и переход по ссылке не доказывают получение денег.
Как организовать очередь
- Свяжите счёт с продажей. Сотрудник должен видеть, за какой состав и по каким условиям ожидается оплата. Несколько счетов одной сделки требуют отдельного понимания.
- Укажите контрольное событие. Сохраните согласованную дату или условие, если оно известно. Не подставляйте произвольный срок как договорённость клиента.
- Назначьте продолжение. У неоплаченного счёта должен быть владелец следующего контакта, а не только цветной статус.
- Проверьте исключения. Замена, отмена и частичное поступление требуют правил, чтобы очередь не показывала лишние суммы.
Текущий счёт Анны
Новый заказ Арчи стоит 4 800 ₽ и находится в ожидании оплаты. Эта сумма видна отдельно от 12 завершённых покупок на 57 600 ₽. Менеджер проверяет факт поступления и затем согласовывает следующий шаг по доставке.
Что проверить
- Неоплаченный действующий документ находится в очереди.
- Отменённый или заменённый вариант не создаёт двойное ожидание.
- Подтверждённая оплата отражается по выбранному источнику.
- Ответственный понимает содержание следующего контакта.
Раздел счетов CRM помогает вести документы рядом с клиентом. Для достоверного статуса сначала согласуем источник и правила отражения платежей, особенно если участвуют внешние учётные системы.